会 議
会社は組織である以上、重要な討議や決定は会議で行います。しかし要領を得ない無駄な会議の繰り返しに悩む会社も多く、参加者が会議の目的を認識し、実りのある会議にする必要があります。
◆ 会議の進め方
① 出席者が議題を把握しやすいよう、テーマ・目的を明確にする。
② 効果的なタイミング、参加者の都合を考慮しながら日時を決定する。
③ 目的に応じて出席者を選ぶ。
④ 書類、資料を作成し、開催通知を出す。出欠の確認は必ずとる。
⑤ 出席考の人数、会議の内容、性格に合わせた場所を選び、席順を決める。
⑥ ボード、マイク等の必要な道具をそろえる。
◆ 参加者の心得
① 参加要請がきたら議題・目的を理解し、事前に資料に目を通すし、自分の見解をあらかじめまとめておく。
② 会議時における通常業務のフォローをしておく。
③ 開始時問の5分前には席に着く。
④ 不明な点や疑問点は、早めの段階で質間する。
⑤ 各人の意見は最後まで聞き、ポイントを把握してメモを取る。発言中は割り込まない。
⑥ 意見ははっきり述べる。長話、沈黙は避ける。
⑦ 意見が対立しても、出来るだけ妥協点を見いだすよう心がけ、場合によっては再提案をする。
⑧ 必要に応じ、上司へ報告する。
