ビジネスマナーマニュアル

ほとんどのメールソフトでは、受け取ったメールに返信するとその文面にあらかじめ相手の文章が『 > 』というマークで引用されます。この引用文の使い方は、メールマナーを考えれる上で、話題になります。

しかしメールの基本は “相手に的確に意志を伝える” ことです。これをしっかり考えていれば悩んだり迷ったりする必要はありません。引用が全くなければ相手が何に対する返事なのかを送信記録から探さなくてはならないし、全文を引用すればどこに返事が書いてあるのかわからなくなります。

そこでおすすめしたいのは、相手が答えを求めている文末とその直前の一行だけを引用する方法です。論文を書くための引用ではないので、相手が書いた内容を思い出すきっかけになるだけで十分なのです。

反対にやってはいけない引用は、自分の書いた文章の後に延々と引用文をぶら下げることで、読み手にとってはその文の後ろにもコメントがあると思って読み進めてしまい、何も書いてなくて肩すかしの印象を受けます。また、先に長々と引用しておきながら最後にコメントが一行だけという返信も考えものです。

メールのタイトルについても同様で、返信すればタイトルの手前に「Re;」という符号が付きます。これは「返信ですよ」という意味ですが、簡単なメッセージなら何に対する返信なのかをわかりやすくなりますが、この状態でお互いに返信しつづけるより、本文の内容に合わせて書き換えれば丁寧な応対となります。