ビジネスマナーマニュアル

ビジネスにかかわらずメールは欠かせない存在になっていますが、仕事の連絡に電子メールを使う割合が多くなると、一日に何回もメールをチェックするようになります。メールソフトには一定の割合でメールの到着を確認する機能が付いており、数十分ごとにチェックする人もいます。

メールをほとんど使わないという人はほとんどいないでしょうが、少なくとも朝・夕に一回ずつメールをチェックしましょう。その日のうちに届いたメールに対して夜に返信できるし、夜に届いたメールに関しては朝チェックできるからです。

電子メールの情報伝達は郵便より早く、電話より遅いというポジションにあります。そこで、おすすめしたいテクニックが“空返事”です。メールを受け取ってなにか返事をする必要がある場合、すぐには答えられず、返答に時間がかかる時は「○○日までに返事をします。」とだけ返信します。

こうしないと、メールを読んだかどうかも相手にはわからないからです。無視されたという誤解を与えないためにも、できるだけ早くせめて二営業日以内には返事をしたほうがいいでしょう。

また、メールソフトの機能として、メール受信者に対して“受信者が開封したことを送信者に知らせる”確認メッセージを要求できる機能がありますが、受信者によってはこのメッセージが不快に感じることもあるので、使う場合には注意しましょう。