ビジネスマナーマニュアル

電子メールの良さは相手の都合を気にしないでメッセージを送れるところです。ただしこれは送る側の都合であって、受信した人がそのメールをすぐに読んでくれるとは限りません。

つまり、急ぎの用件を伝えたい場合、電子メールを送るのは良い方法ではないことになります。電子メールが便利だからといってあらゆるメッセージに電子メールに依存するのは考えものです。

たとえば上司から「○○の件について報告せよ。」というメールを受け取った場合は、メールでの返信を考えず、まず上司の席に行き、簡潔に結果と経過を説明します。そこで上司が納得してくれればそれで終わり、「わかった。それでは今の内容を報告書など文章にして提出してくれ。」と言われて初めて電子メールを活用することになります。

最近では何でもメールで済ませようとする人もいますが、部下から上司への報告は言葉だけで成立するものではありません。報告する時の語気、表情も含めて上司は部下の仕事を評価する。「わざわざ報告しに来ないでくれ、忙しいんだ。」などと言う上司は大いに問題あります。部下の仕事を掌握することが上司の第一の業務なのですから。

このほか、相手にお詫びしなくてはいけない時も電子メールは適当ではありません。用件を伝えるよりも気持ちをあらわすことが目的の場合は、まず面会、あるいは電話、あるいは自筆の封書です。

電子メールは便利ですが、それだけに気持ちをあらわす手段としては役不足であるということを覚えておきましょう。