ビジネスマナーマニュアル

ビジネスで欠かすことの出来ないものが電話です。「今さら電話なんて、何を勉強するの。」と思いがちですが、電話の対応いかんで会社全体のイメージが決まってしまうほどです。

特に新入社員の場合は、仕事の内容が良くわからないのは当然だし、先方の社名、氏名までもが聞き慣れない名前のため、入社するとプレッシャーで電話アレルギーになってしまう新人社員は多い。

電話対応には、「正確」、「迅速」、「簡潔」、「丁寧」などが求められます。

１） 正確

• 姿勢を正し、受訴器は送話口と握りコブシーつほど開けて持ちます。
• 左手に電話、右手はメモの用意をする。（左利きの方は、逆)
• 相手にわかりやすい発音で、ゆっくり話し、相手が聞きとりにくいような言葉は使わない。
• 食べながら、飲みながら、タバコを吸いながらの電話は避ける。

２） 迅速

• 電話のベルが鳴ったら、三回以内にでる。もし三回以内に出れなかった時は、 「お待たせいたしました」 と一言付け加える。

３） 簡潔

• 時間をムダに使わないためにも、５Ｗ２Ｈはきちんとメモなどに書き、いい忘れなどないように準備しておく。
• 顧客の要求を正確に理解するためにも集中力や判断力を身につける。
• そのためにも、総合的な知識（会社概要・商品知識・関係全社・取引先の概要と自杜との関係など）を吸収する。

４） 丁寧

• 会社の代表で電話に出ているという気持ちを忘れない。
• 言葉遣いに気をつけ、敬語をキチンと使って話ができるようにする。

相手によって態度を変えるようなことはせず、相手を、思いやり、心を開いて、好感をもたれる話し方を身につけましょう。