ビジネスマナーマニュアル

ビジネス電話に限らないことですが、間違い電話は極力避けましょう。番号を確認して、「○○社さんですか？、私△△社の□□です。お忙しいところ、恐れ入りますが◇課の▽▽さんをお願いします。」 と、まず自分の身分（社名や職業等）と名前を名乗ります。

目的の相手が出たら 「▽▽さんでいらっしゃいますか？」 と確認後、「いつもお世話になっております」、「初めてお電話差し上げます。」 など軽く挨拶し、場合によってはもう一度自己紹介をしてから 「××の件についてお伺いしたいので、お電話を差し上げました。」 などと用件に入りましょう。

用件は出来る限り簡潔に伝えます。相手が不在の場合は電話に出た人に用件を簡潔に話すか、改めて掛け直すかを瞬時に判断します。

重要な点は、最後に、必ずその電話で取り決めたことを確認し 「よろしくお願いいたします。」、「失礼いたします。」、など軽く挨拶をしてから丁寧に切ることです。

また、電話の受け答えで人柄や仕事の能力が判断されるケースは少なくありません。実際に電話の掛け方一つで仕事の成績も大きく変わってきます。しかし、いくら気を付けても、慣れていないのですから急にうまくなるわけがありません。

そこで、通常の会話よりややゆっくり、そして、はっきり、丁寧に話すように意識しましょう。的確に内容を伝えられるよう、相手の話を充分に現解するよう心掛け、メモの習慣は必ず身につけましょう。