ビジネスマナーマニュアル

電子メールの基本は、“短い文章で簡潔に”書くことです。ビジネスとして使う電子メールは数行以内にまとめることが基本です。

パソコンの画面では長文の文章が読みづらいので、これより長い文章は報告書にまとめ、ワープロ書きでブリントして渡したほうがいいでしょう。どうしてもメールで送りたい時は別の文書ファイルにして、ファイルを添付し、メール自体は文書ファイルの内容を簡潔に紹介するにしておきましょう。こうすれば相手が情報を整理しやすくなります。

また、電子メール本文では、漢字の使い過ぎにも気をつけましょう。メールだけではなくワープロ文書でも同様ですが、漢字がカンタンに使えるからといって漢字だらけの文章は読みにくいし、パソコンの画面では画数の多い字がつぶれ、省略されてしまうこともあります。

短い文章を書くように心がければ言葉づかいの誤りで誤解を招くようなことも避けられます。文も一行一文程度に短く書くと読みやすくなります。