ビジネス文書： ビジネス文書の取り扱い
(1) ビジネス文書の送る時の注意事項
・署名・押印は押してあるか、訂正があれば、写しの方も大丈夫か。
・重要文書は、発信簿に記載したか。
・宛名の確認、封筒と中身は一致しているか、添付書類に間違いはないか。
・「マル秘」「親展」などの文書は朱書きしてあるか。
・封筒に発信部署名が明記してあるか、封は糊で丁寧に貼ったか、切手料金に不足はないか。
(2) ビジネス文書の受け取った時の注意事項
・私信、「マル秘」「親展」扱いの文書は開封しない。
・開封する時中身を切らないように丁寧に開ける、中身の取り残しがないようにする。
・返信の場合は、送信文書の控えを添付する。
・会場開催案内や招待状などは、日時・場所などに下線などを引き見易くする。
・文書を封筒と共にクリップでとめ、重要・緊急の物を上にして上司に渡す。
・必要な物については受信簿に記録する。
(3) 秘密文書の扱い
・秘密の程度により、「極秘」「秘」「社外秘」の朱印を一面に押す。
・配布の時は親展の密封書で配布する。
・離席する時は引き出しにしまう。
・捨てる時はシュレッダーで処理するか燃焼する。
・保管は鍵のかかるキャビネットを使用する。
